Este artículo está orientado a darle una mirada integral al proceso de implementación de un E-Commerce y SAP Business One. No pretendemos comparar las diferentes soluciones que hay en el mercado, por el contrario tratamos de orientar la mejor forma en la que se deberían integrar cada una de ellas con SAP, considerando los diferentes escenarios o necesidades de cada cliente.
Después de haber estado varios años implementado SAP Business One, decidimos entrar al mundo del E-Commerce y aquí les mando algunas preguntas que se vuelven claves a la hora de elegir una plataforma de comercio electrónico integradas al ERP:
Después de haber estado varios años implementado SAP Business One, decidimos entrar al mundo del E-Commerce y aquí les mando algunas preguntas que se vuelven claves a la hora de elegir una plataforma de comercio electrónico integradas al ERP:
- ¿Como se calcula el valor Anual del uso de la plataforma?. Existen plataformas de comercio electrónico con instalaciones on-premise de costo único, otras que son cloud con suscripciones anuales fijas y otras también cloud que cobran hasta un 2.0% por cada transacción. Esto es importante ya que iniciar en un proyecto de comercio electrónico, parte por pronosticar el comportamiento de mis productos y de mis clientes. En el caso de plataformas que cobran comisiones por transacción, por ejemplo si proyectamos facturar desde el sitio Web un promedio de US$ 40 K mensuales, la inversión solo por el uso de la plataforma podría significar un poco más de US$ 9K al año y en el sector de pequeña y mediana empresa esto podría tener un impacto negativo en los resultados de la unidad a menos que tenga buenos márgenes y el volumen de ventas valga la pena. Adicionalmente a estos costos por uso de la plataforma, se encuentra el costo por el proveedor del botón de pagos y luego la comisión del banco (esto último dependerá de cada país y entidad bancaria). Es por ello que la gran misión del asesor que va a implementar el comercio electrónico debe partir de hacer un análisis del crecimiento, impacto y elegir el mejor plan de inversión para esta nueva unidad, comenzando con planes que no lleven a los clientes a sacrificar parte del margen de la venta con altísimas comisiones hasta que entiendan el comportamiento real de sus clientes y productos en el comercio electrónico.
- ¿Puedo administrar más de una Lista de Precios y los precios especiales de SAP Business One en mi tienda en línea?. En el mundo de los clientes de SAP Business One es muy común considerar comercio electrónico para clientes B2C (Cliente Final) y para clientes B2B (Distribuidores, mayoristas, minoristas, etc..). Considerar ambos canales en el comercio electrónico, implica que la plataforma debe integrarse a las múltiples Listas de Precios y grupos de descuentos configurados en SAP Business One; ya que el escenario más simple es el canal B2C donde solo es necesaria una lista de precios. Si la plataforma y la integración están muy orientadas al canal B2C, incorporar el canal B2B llevará consigo una inversión adicional. Existen plataformas que por solo incorporar el canal B2B incrementan su valor en casi US$2K al mes de suscripción, u otras que si no cuentan con esta funcionalidad los llevarán a realizar desarrollos complementarios.
- ¿Desde la plataforma E-Commerce, pueden mis clientes B2B consultar su línea de crédito y el estado de cuenta que tienen en SAP Business One?. No se imaginan lo poderosa que se vuelve esta información a la hora de mejorar los indicadores de días de cartera en el caso de clientes B2B. Por ejemplo es importante que la plataforma pueda presentar información del estado de cuenta, línea de crédito y valores vencidos (similar a un Banco); y en caso el cliente quiera comprar pueda hacer uso de la línea de crédito de SAP Business One. Si el cliente no cuenta con cupo disponible, el sistema deberá habilitarle solo los medios de pagos con tarjeta de crédito, débito o transferencia. De esta manera se incentiva al cliente a regularizar su deuda y al mismo tiempo le brindamos la posibilidad de seguir comprando con métodos de pago que mejoraran el flujo de la empresa.
- ¿Puedo suministrar más información de SAP Business One a la Plataforma E-Commerce?. La gran mayoría de nuestros clientes solicitan que muchos de los campos con los que se cuenta en SAP Business One, puedan ser presentados en el Sitio WEB ya que es información de sumo valor para los clientes a la hora de comprar. Existen plataformas con mapeo de datos estándar y limitan la cantidad de información que se puede enviar al sitio Web, y es muy común hacer uso de toda la información posible de SAP para alimentar lo datos de la plataforma; incluso muchos de estos campos terminan siendo campos de usuario. Existe también un grupo de plataformas de comercio electrónico que pueden habilitar información complementaria de SAP Business One, pero tienen un impacto en costos de desarrollo.
- ¿La integración considera el manejo de unidades de medida que tengo configurado en SAP Business One y/o me permite definir una unidad de medida específica?. En este largo camino de implementaciones SAP Business One es interesante los diferentes matices que se le puede dar a la configuración de unidades de medida en el maestro de artículos. No existe una regla o una buena práctica simplemente se configura SAP para adaptar las diversas presentaciones de cada producto en la venta. Pero a la hora de presentar los artículos en el plataforma E-Commerce, se tiene que contar con una unidad de medida específica o variantes, y como saben en SAP Business One se pueden definir Grupos de Unidades de Medida y dependiendo de cada implementación esta lista puede ser extensa. La integración entre el E-Commerce y SAP en este aspecto debe ser muy flexible y dinámica, es decir debería permitir elegir unidades de medida específicas para el sitio WEB de tal forma que a la hora de migrar los artículos de SAP al E-Commerce se realicen las transformaciones de unidades de medida y precios de forma automática, ya que el precio de venta en SAP Business One esta configurado con la unidad de medida de inventario. Esto puede sonar un poco enredado, pero aquellos clientes que ya vienen trabajando grupos de unidades de medida me van a entender, y quienes aún no utilizan esta opción deberían consultar con su partner porque es buenísima y evita hacer cálculos engorrosos a la hora de vender.
- ¿Puedo administrar las diferentes direcciones de Entrega y los contactos del cliente del sitio Web y sincronizar toda esta información en SAP Business One?. Muchos de nuestros clientes utilizan las etiquetas de direcciones de Entrega y de Facturación en el maestro de socios de negocio para fines estadísticos, así como también son utilizadas para aplicaciones como la facturación electrónica. Existen integraciones de comercio electrónico donde no se hace uso de estas etiquetas, llevando a realizar cambios o configuraciones especiales en SAP Business One generando un impacto en costos adicionales. Por otro lado es muy común que más de una persona realice compras indicando dentro de los datos de Facturación a una misma Empresa. Una buena integración de la plataforma de comercio electrónico y SAP Business One debería permitir almacenar la información de la Empresa y la relación con los diferentes contactos que realizan compras a través de ellas. Existen integraciones que no almacenan esta información y solo utilizan un código de cliente genérico, perdiendo vital información para fines estadísticos, de ventas y marketing.
- ¿La plataforma se adapta a la localización de SAP Business One?. Si bien es cierto los procesos de compra en un comercio electrónico son bastante estándar independientemente del país, no obstante a la hora de registrar los datos de facturación en el sitio web pueden existir reglas, unas más exigentes que otras. Por ejemplo el número de identificación fiscal del cliente tiene que cumplir ciertas reglas en cada país, incluso tenemos algunos proyectos donde se solicitan datos mínimos y necesarios a la hora de registrar un cliente (Por Ejemplo el tipo de Industria o Sector Económico del cliente). Esta información se vuelve muy importante para la gestión analítica, como para fines tributarios y la integración deberá permitir contar con estos datos ya sea que se soliciten al cliente en la tienda en línea, u otros que tendrán que llenarse de forma automática en SAP para cumplir las normativas tributarias de cada país. Hoy en día las entidades tributarias están publicando web services con información clave del cliente, y bastará solo con tener el número de identificación fiscal para completar el resto de datos, pero existen países donde aún esto no es de carácter público. Nuevamente esto también dependerá del grado de flexibilidad que tiene la localización con la que cuentan en SAP Business One.
- ¿La Información de Stock que quiero presentar en el sitio Web es configurable, y cual es el impacto en el proceso logístico?. Quienes hemos implementado SAP Business One y conocemos la forma del cálculo del Stock Disponible (Stock Real - Stock Comprometido + Stock Pedido), sabemos que la misma no siempre aplica a la hora de publicar el stock en el comercio electrónico. Por ejemplo tenemos clientes que requieren que la fórmula del disponible sea: Stock Real - Stock Comprometido, porque requieren vender solo aquello con lo que cuentan en el almacén. Otro escenario aplica por ejemplo para aquellos clientes que son fabricantes, y muchas veces en esos casos el control de Stock no aplica ya que en base a lo vendido se planifica la producción. Otro escenario es de aquellos clientes que cuentan con almacenes en diferentes puntos de la ciudad, pero requieren que se totalice el Stock de todos los almacenes. En este último caso, si el E-Commerce permite enviar alertas a las otras bodegas y en el mejor de los casos registra solicitudes de traslado de forma automática a las bodegas que van a abastecer a la bodega sobre la cual se ha hecho el pedido, se logra alcanzar la verdadera automatización. Proyectos de este tipo se vuelven bastante entretenidos para quienes nos apasiona la innovación.
- ¿Cual es el costo de Integración con otras áreas relacionadas al E-Commerce?. Cuando se implementan soluciones de comercio electrónico ya sea B2B o B2C, se incorpora en el corto plazo herramientas complementarias para el marketing, redes sociales, CRM y HelpDesk. La pregunta que nos tenemos que hacer es la siguiente ¿La plataforma E-Commerce dentro de la funcionalidad cubre estas áreas? y de no ser así con que aplicaciones se tendría que integrar y cuanto es el costo de la misma. En un blog posterior vamos a publicar un artículo completo donde hablaremos de tener aplicaciones integradas versus contar con una solución omnicanal de verdad.
- ¿Cuáles son los costos de Personalización y que tan flexible es la herramienta para ejecutarlos?. En este punto la respuesta dependerá del requerimiento de cada cliente, pero ya que nuestro interés es apoyar a clientes de SAP Business One allí va la respuesta de porqué es importante esta pregunta. En la práctica el 80% de nuestros clientes de SAP Business One personalizan el E-Commerce. Esto se debe a que a diferencia del mundo ERP donde nos tenemos que adaptar a las "Buenas Prácticas" del Back-office, en el mundo FrontEnd, las reglas, prioridades y estrategias se definen en base al cliente y en estos tiempos el E-Commerce ya ha dejado de volverse una herramienta estándar, hoy en día es la puerta abierta a un mundo de creatividad e ingenio para evolucionar en nuestra forma de vender. No obstante siempre nuestra recomendación va a ser iniciar con una plataforma super estándar pero que el cliente tenga visibilidad de que esta inversión será la base para las adaptaciones que pueda realizar en el futuro.
En resumen de las 10 preguntas planteadas existirán algunas que apliquen en mayor o menor medida para cada cliente y es fundamental hacer un recorrido por cada una de ellas, ya que a la hora de hacer una evaluación del E-Commerce es importante no solo evaluar las características de la plataforma de comercio electrónico sino también el impacto que tendrá en la operación de SAP Business One. En los últimos años se han desarrollado integraciones de todo tipo, e incluso existe un Hub Nativo de SAP, pero saber como se integran y el impacto que tendrá en la operación será la clave para que el proyecto de E-Commerce sea un éxito.
En Next-Pro te asesoramos para que tus proyectos de E-Commerce tengan una visibilidad completa de lo que sucede en el Front-end (Marketing, WebSite, Portal de Clientes B2B, B2C, Redes Sociales, conversiones, etc..) hasta el impacto en los procesos del back-office de SAP Business One (logística, distribución, inventario, finanzas etc..), y te orientamos en este mundo de soluciones digitales de tal forma que puedas evolucionar con cada una de ellas de forma correcta.
Es por ello que en NextPro somos asesores de confianza primero, proveedores de software después.
Que tengas un buen día!!